Hasta Tekliflendirme Sistemi

Hasta tekliflendirme sistemi; klinikte sunulan işlemler ve tedavi planları için tek tip, izlenebilir ve hızlı teklif oluşturmayı sağlayan dijital yapıdır.

Kliniklerde satış ve operasyon aynı masada oturur. Danışma ekibi randevuyu planlar, hasta sorular sorar, hekim muayene eder, tedavi planı çıkar, fiyat sorulur, “Bir düşüneyim” denir, WhatsApp’tan mesajlar gider, iki gün sonra hasta başka bir yerden fiyat almıştır bile. Bu döngü size tanıdık geliyorsa, sorun çoğu zaman hizmet kalitenizde değil, teklif sürecinizin dağınıklığında saklıdır.

İşte tam bu noktada hasta tekliflendirme sistemi devreye girer. Klinikler için tasarlanan bu sistemler, tedavi planı ve fiyatlandırmayı standartlaştırır, teklifin hızlı hazırlanmasını sağlar, onay sürecini takip eder ve çoğu zaman tahsilat adımını da aynı akışa bağlar. Sonuç: Daha az kayıp lead, daha kısa karar süresi, daha yüksek dönüşüm oranı.

Bu yazıda hasta tekliflendirme sistemi kavramını netleştirip, hangi kliniklere nasıl fayda sağladığını, olmazsa olmaz özellikleri ve doğru kurulum adımlarını anlatacağız.

Hasta tekliflendirme sistemi nedir?

Hasta tekliflendirme sistemi; klinikte sunulan işlemler, paketler ve tedavi planları için tek tip, izlenebilir ve hızlı teklif oluşturmayı sağlayan dijital yapıdır. Kimi klinikte bu bir CRM modülü olarak çalışır, kiminde ayrı bir yazılım gibi konumlanır. Temel amaç aynıdır: Teklifi “kişiye göre değişen bir iş” olmaktan çıkarıp, ölçülebilir ve yönetilebilir bir sürece dönüştürmek.

Bir teklif sadece fiyat değildir. Hastanın ihtiyacı, planlanan işlemler, seans sayıları, kullanılan malzemeler, hekim notları, kampanya koşulları, geçerlilik süresi ve ödeme seçenekleri bir bütün olarak sunulmalıdır. Tekliflendirme sistemi bunu şablonlar ve kurallar üzerinden düzenler.

Neden kliniklerde teklif süreci bu kadar kritik?

Klinik hizmetleri, çoğu sektöre göre daha hassas bir karar süreci içerir. Hasta hem bütçesini hem sağlığını düşünür. Aynı zamanda piyasada benzer hizmetler çoktur ve karşılaştırma yapmak kolaydır. Bu nedenle teklifin hızı, açıklığı ve güven veren dili dönüşümü doğrudan etkiler.

Dağınık teklif süreci genellikle şu sorunları doğurur:

Aynı işlem için farklı hastalara farklı fiyatlar söylenmesi
Kampanya ve paketlerin ekip tarafından yanlış uygulanması
Hekim planının danışma ekibine eksik aktarılması
Teklifin geç gönderilmesi ve hastanın “soğuması”
Takibin unutulması, hatırlatmaların sistemsiz kalması
Kârlılığın ölçülememesi (hangi paket kazandırıyor, hangisi sadece iş yükü üretiyor?)

Hasta tekliflendirme sistemi bu noktada sadece “teklif hazırlama aracı” değil, aynı zamanda bir gelir yönetimi aracıdır.

Hangi klinikler için daha büyük fark yaratır?

Aslında her klinik fayda görür; ancak şu alanlarda etkisi daha hızlı hissedilir:

Diş klinikleri (çoklu işlem, alternatif plan, taksit seçenekleri)
Estetik ve medikal estetik klinikleri (paket, seans, kampanya kurguları)
Tüp bebek ve kadın sağlığı merkezleri (aşamalı planlar, ek hizmetler)
Fizik tedavi ve rehabilitasyon merkezleri (seans bazlı fiyatlama)
Göz, dermatoloji ve check-up hizmetleri (hızlı teklif, hızlı onay ihtiyacı)

Özellikle çoklu seans ve paket mantığı olan kliniklerde teklif standardı kurmak, hem hasta memnuniyetini hem ekip içi verimliliği artırır.

İyi bir hasta tekliflendirme sisteminde olması gereken özellikler

Bir sistemin “işe yarıyor” olması için süslü ekranlardan çok, günlük akışa uyum sağlaması gerekir. Aşağıdaki özellikler kliniklerin en çok fayda gördüğü başlıklardır:

1) Hizmet kataloğu ve fiyat yönetimi
Tüm işlemler tek yerde tanımlanır: işlem adı, birim fiyat, süre, seans sayısı, maliyet kalemi, KDV/vergilendirme mantığı, kampanya uygulanabilir mi gibi detaylar. Böylece danışma ekibi kafasına göre fiyat yazmaz, sistem doğruyu hatırlatır.

2) Paket ve tedavi planı kurgusu
Teklifin içine birden fazla işlem eklenebilir. Paketlerde “şu işlem zorunlu, bu opsiyonel” gibi kurallar tanımlanabilir. Alternatif plan sunmak da kolaylaşır: “Plan A” ve “Plan B” gibi.

3) Tek tıkla teklif üretimi ve paylaşım
Teklif PDF olarak üretilebilir, link olarak gönderilebilir veya hasta panelinde görüntülenebilir. En önemli nokta, teklifin “hızlı ve düzgün” çıkmasıdır. Tasarımın temiz ve anlaşılır olması, klinik algısını yükseltir.

4) Onay, revize ve takip akışı
Hasta teklifi görüntüledi mi? Onayladı mı? Revize mi istedi? Sistem bunları takip edebilmelidir. Danışma ekibi için otomatik hatırlatmalar, “bugün şu teklifleri ara” listeleri çok değerli olur.

5) Ödeme planı ve tahsilat entegrasyonu
Teklif onaylandığında ödeme planı oluşturma, kapora alma, taksit planı yapma gibi adımlar mümkün olursa süreç kırılmaz. Böylece teklif “kağıt” olmaktan çıkıp randevuya ve tahsilata bağlanır.

6) Yetkilendirme ve şeffaf kayıt
Kim hangi indirimi yaptı, ne zaman revize etti, hangi kampanyayı uyguladı gibi kayıtlar tutulmalıdır. Bu hem fiyat disiplinini hem iç denetimi güçlendirir.

Fiyatlandırmada standart nasıl kurulur?

Kliniklerde en zor konulardan biri, “her hasta farklı” cümlesiyle başlayan fiyat karmaşasıdır. Elbette her hasta farklıdır, ama teklif sistemi şunu yapar: Değişkenleri tanımlar. Örneğin:

İndirim yetkisi kimde?
Maksimum indirim oranı nedir?
Paket indirimi hangi koşulda uygulanır?
Kampanyalar tarih bazlı mı, stok bazlı mı?
Hekim ekstra işlem eklerse fiyat nasıl güncellenir?

Bu kurallar netleştiğinde, hem ekip rahatlar hem hasta tarafında güven artar. Çünkü teklif, “bugün böyle söylediler” hissi vermez; kurumsal bir yapı sunar.

Teklif metni neden dönüşümü etkiler?

Hasta tekliflendirme sistemi yalnızca fiyatı değil, iletişimi de iyileştirir. Teklif metni çok teknik olursa hasta anlamaz, çok satış odaklı olursa güven kaybeder. İdeal teklif dili; net, sakin ve açıklayıcıdır. Örneğin:

İşlem adlarını anlaşılır yazar
Seans sayısını ve süreyi belirtir
Dahil olan hizmetleri açıklar
Geçerlilik süresi ve ödeme seçeneklerini netleştirir
Gereksiz vaatlerden kaçınır

Teklifin dili iyi olunca hasta “bunu kim yazdı?” diye sorgulamaz, “tamam anladım” der.

Kurulum sürecinde yapılan en büyük hata

En büyük hata, sistemi satın alıp her şeyi olduğu gibi içine dökmeye çalışmaktır. Hasta tekliflendirme sistemi başarılı olsun istiyorsanız önce küçük bir çalışma yapmanız gerekir:

En çok satılan 20 işlemi belirleyin
Bu işlemlerin standart fiyat ve paket kurgusunu netleştirin
İndirim ve kampanya kurallarını yazın
Teklif şablonunu sadeleştirin (fazla metni çıkarın)
Danışma ekibine 1 saatlik pratik eğitim yapın
İlk ay sadece belirli hizmet gruplarında kullanın, sonra genişletin

Böyle ilerlerseniz sistem ekibe yük olmaz, ekip sistemi sahiplenir.

Hasta tekliflendirme sistemi klinikte en çok hangi problemi çözer?

Teklif hazırlama süresini kısaltır ve “geç dönüş” kaynaklı hasta kaybını azaltır.
Fiyat tutarsızlığını düşürür, indirim kontrolünü netleştirir.
Tekliflerin takibini düzenler: kim aradı, kim beklemede, kim onayladı görünür olur.
Paket ve kampanyaları standartlaştırır, ekip hatalarını azaltır.
Onay sonrası randevu ve tahsilat adımlarını daha akıcı hale getirir.